BAWASLU BALI GELAR PELATIHAN PENATAUSAHAAN DAN KEARSIPAN

Denpasar, 29 januari 2016

Dalam rangka perbaikan pengelolaan kearsipan, Bawaslu Provinsi Bali mengadakan Pelatihan Pengelolaan Penatausahaan dan Kearsipan di lingkungan Bawaslu Provinsi Bali pada tanggal 28-29 Januari tahun 2016 di Badan Diklat Provinsi Bali. Adapun kegiatan ini dimaksudkan untuk memberikan pemahaman kepada jajaran Pengawas di tingkat Provinsi hingga Kabupaten/Kota dalam rangka penataan kearsipan. Adapun sebagai narasumber antara lain  narasumber pertama dari Badan Perpustakaan dan Kearsipan Pemda Provinsi Bali Drs. I Gusti Made Bagiadi,M.Si dan moderator I Made Aji Swardhana,AP.,M.Si Kasubag Hukum, Humas dan Antar Lembaga Bawaslu Provinsi Bali.

Dijelaskan oleh Narasumber bahwa ruang lingkup Undang-Undang Kearsipan (Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan) bahwa dasar mengapa kearsipan perlu karena Bawaslu Provinsi Bali mengelola dokumen kenegaraan, dimana arsip tersebut sangat penting apalagi berkaitan dengan ranah hukum apalagi sebagai bahan pertanggungjawaban kerja suatu lembaga. Acara diselingi oleh tanya jawab apabila ada pertanyaan dari peserta, pertanyaan pertama dari Made Pande Muliawan,ST Ketua Panwas Kabupaten Jembrana menanyakan bagaimana kondisi arsip jika dikelola oleh lembaga ad hock? Dijawab oleh narasumber : jika yang mengelola lembaga ad hock maka perlu di koordinasikan dengan instansi induk dalam hal ini Bawaslu Povinsi Bali, dimana begitu arsip tersebut berumur 1 s.d 3 tahun arsip tersebut disebut arsip inaktif, dalam hal ini dapat diserah terimakan kepada Badan arsip baik di tingkat Kabupaten, Provinsi atau bahkan dapat diserah terimakan ke Bawaslu Provinsi Bali. Dilanjutkan pertanyaan dari Putu Arnata Ketua Panwas Kota Denpasar, menanyakan kendala yang dialami Panwas Denpasar dimana selain lembaga bersifat ad hock SDMnya juga silih berganti, kantor pun sifatnya sewa, kejadian yang tahun lalu terjadi begitu diserah terimakan kearsip daerah tidak diterima, kemudian di Bawaslu Provinsi Bali arsip tersebut juga tidak diterima dengan alasan tidak ada gudang, bagaimana solusinya? Dan durasi arsip tersebut berapa tahun usianya sampai dapat dimusnahkan? Oleh narasumber dijawab : sesuai jenjang kearsipan dimana setiap lembaga baik dari tingkat nasional, provinsi, hingga kabupaten merupakan tanggung jawab badan kearsipan, namun untuk kemungkinan ditolak tersebut kemungkinan dikarenakan arsip tersebut belum dipilah sesuai aturan. Kedua penolakan kemungkinan dikarenakan badan kearsipan di daerah belum mengetahui tugasnya sebagai lembaga penyimpan arsip kenegaraan. Solusi dari narasumber arsip tersebut jangan disimpan hanya pada satu tempat, namun perlu diautorisasi dan dibuatkan berita acara mengenai serah terima arsip sehingga arsip tersebut sah pada saat diperlukan. Kemudian setelah itu arsip dapat digandakan sehingga memiliki back up jika hilang atau rusak. Untuk tahun arsip aktif menurut undang-undang dapat dimusnahkan setelah 10 tahun, namun saran narasumber arsip tersebut jangan dimusnahkan karena dapat saja digunakan pada saat pemeriksaan, sehingga arsip tersebut memang harus diserah terimakan ke badan arsip sesuai tingkatannya oleh Panwas Kabupaten/Kota

Materi selanjutnya dibawakan oleh Narasumber dari Sekjen Bawaslu RI yakni bapak Gunawan Siswantoro dengan Moderator Kepala Sekretariat Bawaslu Provinsi Bali Ida Bagus Putu Adinatha, AP.,M.Si, pada kesempatan yang langka ini Sekjen Bawaslu RI hadir khusus membawakan materi Penerapan Perbawaslu Nomor 16 Tahun 2015 tentang Pola Klasifikasi Arsip di lingkungan Sekretariat Jenderal Badan Pengawas Pemilihan Umum dan Kebijakan Pengelolaan Arsip Penyelenggaraan Pemilu. Pada pembahasan materi disampaikan bahwa penataan kearsipan sangat penting, karena merupakan bentuk akuntabilitas dari Pengawas Pemilu dalam pelaksanaan pengawasan Pilkada khususnya Pilkada tahun 2015. Disampaikan pula bahwa pelaksanaan Pilkada tahun 2015 dimana diadakan Pilkada di 264 daerah di seluruh Indonesia merupakan sejarah dilaksanakannya pelaksanaan Pemilu terbesar dan terbanyak di seluruh dunia, hal ini sungguh sangat membanggakan dan patut dijaga oleh seluruh jajaran Pengawas Pemilu. Pada Perbawaslu 6 Tahun 2015 telah diatur bagaimana pola pengelolaan arsip bagi Penyelenggara Pemilu baik pengelolaan arsip aktif, inaktif  hingga jadwal retensi bagi arsip, juga telah dijelaskan bagaimana pola pengarsipan dengan bekerjasama dengan ANRI untuk tingkat Pusat, di tingkat Provinsi pola pengarsipan dapat bekerjasama dengan Badan Arsip Provinsi, sedangkan di tingkat Kabupaten/Kota dapat bekerjasama dengan Badan Arsip Daerah (Kabuten/Kota).

Acara pada tanggal 29 Januari 2016 dilanjutkan dengan penerapan praktek langsung pengarsipan dengan Narasumber Sang Ayu Suartini, SH ahli kearsipan di Pemda Kabupaten Badung, hal ini dimaksudkan agar acara berjalan sinkron antara teori yang telah diberikan dengan penerapan langsung di lingkungan sekretariat Bawaslu Provinsi Bali, peserta dari jajaran staf sekretariat Bawaslu Provinsi Bali tampak antusias mengikuti acara kali ini karena baru kali ini kegiatan pelatihan langsung disinkronisasi dengan praktek sehingga antara input kegiatan dan output kegiatan dapat langsung terlihat. Acara pelatihan penatausahaan dan kearsipan di lingkungan Bawaslu Provinsi Bali ditutup pada pukul 16.00 Wita oleh Kepala Sekretariat Bawaslu Provinsi Bali Ida Bagus Putu Adinatha,AP.,M.Si